Instruções para organizadores
Os coordenadores devem destinar uma fração da receita proveniente das inscrições para o caixa da SBF, para cobrir os custos institucionais com a organização de eventos.
Esta taxa de administração deve ser de no mínimo 50% sobre o valor total da receita com inscrições.
Quanto aos recursos provenientes das diferentes agências de financiamento (CNPq, CAPES etc), deve ficar claro que a SBF faz apenas a gestão. Recursos das agências não são para a SBF. Ela apenas recebe recursos, executa os gastos e, eventualmente, devolve o restante para as agências. Portanto, apenas os recursos provenientes das taxas de inscrição são de fato receitas da SBF.
A coordenação do evento poderá conceder algumas gratuidades a serem distribuídas conforme decisão do coordenador dentre convidados e comitês (científico e organizador). O número de gratuidades máximo será igual a 10% do número total de inscritos. (O próprio coordenador estará incluso entre esses 10%, além de palestrantes convidados, membros de comissões etc).
Como sugestão em relação à isenção de taxas de inscrição, a política da SBF tem sido a seguinte: coordenadores gerais e de programa, e convidados de sessões plenárias têm isenção total. Membros dos comitês organizadores e científicos que trabalharem efetivamente para o evento têm 50% de isenção. Convidados para sessões orais poderão ter isenção ou desconto da taxa de inscrição.
Os coordenadores poderão decidir por oferecer isenção total ou parcial para participantes que não se enquadrem na descrição acima, desde que façam o ressarcimento da diferença para a SBF, usando para isso outras formas de receita do evento.
Recomendações da Comissão JEDI
A Comissão JEDI (Justiça, Equidade, Diversidade e Inclusão) elaborarou um documento com recomendações para organizadores de eventos. O material resulta do compromisso firmado pela SBF no enfrentamento à desigualdade, ao assédio, à discriminação e às opressões sistemáticas que ocorrem no meio científico. Leia aqui o documento na íntegra.
Código de Conduta
É política da Sociedade Brasileira de Física (SBF) que todas as pessoas no evento, incluindo participantes, pessoas convidadas, equipes de vendas, equipe de apoio, pessoas tercerizadas, pessoas voluntárias e todas as demais partes interessadas nas reuniões SBF, sejam tratadas e também se comportem de maneira profissional, acolhedora, e livre de qualquer forma de discriminação, assédio moral, assédio sexual, importunação sexual, retaliação, violência física ou verbal. As pessoas participantes deverão tratar umas às outras com respeito e consideração para criar um ambiente acadêmico, inclusivo e profissional nas reuniões da SBF. A criação de um ambiente de apoio para permitir a discussão científica em eventos é responsabilidade de todas as pessoas participantes.
As pessoas participantes evitarão quaisquer ações ou declarações inadequadas com base em características individuais como idade, raça, etnia, orientação sexual, identidade de gênero, expressão de gênero, estado civil, nacionalidade, filiação política, status de habilidade, histórico educacional ou qualquer outra característica protegida por lei. Comportamento perturbador ou de assédio de qualquer tipo não será tolerado. O assédio inclui, mas não se limita a, comportamento e linguagem inadequados ou intimidantes, piadas ou comentários indesejados, toques ou atenção indesejados, imagens ofensivas, fotografia sem permissão e perseguição.
Violações a este código de política de conduta devem ser relatadas à comissão de organização do evento. As sanções podem variar de advertência verbal à expulsão da reunião sem reembolso e, se necessário, notificação às autoridades apropriadas. Qualquer retaliação por reclamações de conduta inadequada não será tolerada. Se qualquer participante observar comentários ou ações inadequadas e a intervenção pessoal lhe parecer apropriada e segura, essa pessoa deve levar em consideração todas as partes antes de intervir.
Comissão de Reuniões
Susana de Souza Lalic
Thereza Cristina de Lacerda Paiva
Marcilei Guazelli
Ivan Bechtold
Manoel Messias
Roberto Nardi
Marisa Roberto